做好個人時間管理


本文取自網路, 原文來自數位時代雙週 第 79 期

忙、茫、盲!一天只有24小時,公事、私事、瑣事卻好像怎麼都做不完。
如何善用僅有的24小時,讓你的生活與工作更遊刃有餘?

《數位時代雙週》第79期‧採訪撰文/高子羽
你是否有這樣的經驗?下午就要跟客戶提案了,而你人卻還被困在漫長的會議中。開完會心急如焚地走出會議室,發現剛剛有5通未接電話和11封要回覆的電子郵件,同事卻跑來辦公室和你閒聊;好不容易禮貌地打發了他,手機又響了起來……

很多人希望一天有48小時,來完成企畫案、編審預算、前往應酬等各種似乎永遠做不完的工作。從事業務工作10年的林俊毅,今年初在3個月內跑遍了中國13個城市談生意,做的事越來越多,工作的時間卻是越來越短,從友立資訊大中華區業務總監,一直到自己出來創業,他就是善用資訊科技妥善管理時間,神清氣爽地優游於工作與生活。

列出工作清單再分輕重緩急

時間管理的第一步就是養成列工作清單的習慣。林俊毅說他習慣在一天結束之前仔細想想今天做了什麼、有沒有還沒做完的事情,並為明天的待辦事項列出清單,如果自己對隔天要做的事心裡先有個底,迎接新的一天就比較不會兵荒馬亂。

列出工作清單之後,接下來就是分析各種事情的輕重緩急。林俊毅指出,分析時可依「重要性」和「緊急度」兩個指標,利用這兩個指標將工作分為四類:一、重要而且緊急;二、重要但不緊急;三、較不重要但緊急;四、較不重要也不緊急。「重要而緊急的事情永遠列為最急件!」林俊毅提到,如果某件事不做,會讓你其他的工作都無法進行下去,就是屬於優先處理的類型。相反的,像電話或是臨時的訪客等突發事件,都是屬於緊急,但可能不重要的事情,就要想辦法避免,別讓這些事把時間切割得太零碎。

「要求自己任何時刻都保持高亢的工作狀態是不可能的!」林俊毅強調,人的一天也有高低潮之分,要求自己隨時都能用百分之百的精力應戰,只會讓人覺得沮喪。他認為將各種工作分出輕重緩急後,分別放在對的時間來做,是大幅提昇工作效率的祕訣。林俊毅指出,他自己一天的精神呈雙峰曲線分布,雖然每個人略有不同,不過人一天的黃金時段大概在每天早晨起床兩個小時後。午餐前後下降,而到下午又有另一波高峰。

善用資訊科技但要適時抽離

把重要的事放在每天的工作高峰期來做,林俊毅舉例,他會用這段時間思考、擬定策略,或是仔細閱讀合約。他建議每個人要試著找出自己的工作高峰期,儘量將最重要、最需要創造性思考的工作安排在這段時間。而像回覆不急的電話、電子郵件等,就儘可能安排在腦活動力較差的時段,像是接近中午,或是傍晚要吃飯前。

了解時間管理的一些基本概念與原則之後,就是資訊科技登場的時候了。可以利用手機、PDA或是Outlook軟體設定鬧鈴,時候到了就會提醒你接下來該做些什麼事。「不要太相信自己的記憶!」林俊毅提醒。由於跑業務,人常在外頭,所以他選擇手機與PDA結合的手機,以方便任何地點回信,或是使用 Web Mail,讓你在任何一家網咖都能夠回信。

一切安排妥當以後,接下來就要學習說「不!」的能力。手機、即時通訊軟體這些科技產品雖然方便,但同時也把人的時間切成碎片,它們造成了許多看似緊急但其實不重要的工作。林俊毅指出,在自己的工作高峰期,儘可能地排開所有會干擾你的事情,在每天的黃金一、二小時內,直接把手機關掉,讓語音信箱做你最好的秘書,讓自己好好專注一個小時。

幫人節省時間就是幫助自己

除了管理好個人的時間,還要更進一步管理別人的時間。有時候我們認為某件事很急,但別人偏偏慢條斯理,讓人急得像熱鍋上的螞蟻。

林俊毅建議,管理別人時間的要訣在於要了解別人的作息,儘量避開別人開會、或是正在忙碌的時候,這時候的溝通效果都很差。另外要學習幫對方節省時間,林俊毅常常會把他的想法寫成文字,與客戶溝通完後,客戶還可以直接把他的作品作些小修改直接變成提給公司的報告。「幫別人節省時間,就是替自己省時間!」他笑著說。

林俊毅自嘲從研究所剛畢業時,因為時間管理不良,常常被人「追殺」,在歷經一段不算短的職場磨練後,才慢慢學會時間管理的技巧。每個人的一天都只有24小時,妥善安排時間,利用各種科技設備,會讓你的生活更遊刃有餘。

【林俊毅小檔案】
年齡:35歲
學歷:中原大學企管研究所
經歷:天創無線大中國區總監、友立資訊股份有限公司行動通訊多媒體中心大中華區業務發展總監、速博多媒體事業處應用軟體部產品經理、網上通科技大中華區行銷業務總監
興趣:一個人去旅行
夢想:在45歲時退休,自在地旅行
對時間管理的建議:善用科技工具,但不要讓手機、即時通訊軟體把自己的時間一直打斷

廣告
  1. No trackbacks yet.

發表迴響

在下方填入你的資料或按右方圖示以社群網站登入:

WordPress.com Logo

您的留言將使用 WordPress.com 帳號。 登出 / 變更 )

Twitter picture

您的留言將使用 Twitter 帳號。 登出 / 變更 )

Facebook照片

您的留言將使用 Facebook 帳號。 登出 / 變更 )

Google+ photo

您的留言將使用 Google+ 帳號。 登出 / 變更 )

連結到 %s

%d 位部落客按了讚: