「個人時間管理」 Time Management


本文取自網絡, 原文來自 Mr David W. S. Liu

「個人時間管理」 Time Management

劉偉澍 福特六和汽車公司 主計長
時間是最珍貴的資源,古人說:「一寸光陰一寸金,寸金難買寸光陰」,你我都無法用金錢買時間。同樣的,每一個人都同樣的只有 24 小時。因此在人生有限的歲月裡,怎麼充分的利用我們的時間,讓我們的生活更有意義,讓我們的日子過得更愉快些,是每一個人都會感到興趣的課題。本文中我試 著從管理學的角度,來談一談個人時間管理 Time Management 。

(一) 一天 24 小時
時間管理,首先我們來看一看一天24 小時,我們每天是怎麼使用這24 小時的。以前說「8 個小時睡覺, 8 個小時工作,8 個小時休息。」所謂理想的三8 制。現在根據醫學的實驗証明,睡眠只要熟睡,6、7 小時就足夠,並不需要睡到8 個小時。工作8 小時,如果你的工作只要8 個小時,那你真是太幸福了。現在工商社會工作忙碌,一天工作超過10 個小時比比皆是。

我也試著先從 weekday 工作日,看看我是怎麼使用這24 小時的?
我通常晚上11 點前就寢,早上 6 點前起床,睡眠 7 個小時。6 點就出門上班到晚上 8 點前回到家,上班時間加上開車長達 14 小時。我住台北但上班地點在中壢工業區,每天來回要花 2 個小時在開車,為了避開上下班交通擁塞,早出晚歸。晚上 8 點到 11 點就寢,只有3 個小時私人時間。以 weekday 工作日而言,我工作時間較長,休息時間較短,又是充實忙碌的一天。同樣的,你也可以評估一下你是怎麼使用你的 24 小時。
Timing Subject Actual Ideal (O)/U
11p.m – 6 a.m.
Sleep 7 hrs 8 hrs 1 hrs
6 a.m. – 8 p.m. Working 12 hrs 8 hrs (4 hrs)

Driving 2 hrs – (2 hrs)
8 p.m. – 11 p.m. Dinner, … etc. 3 hrs 8 hrs
5 hrs
Total 24 hrs 24 hrs Nil

到了 weekend 週末的時候,星期六上午我會處理一下家務,整理盆栽,把家裡打掃得乾乾淨淨,一塵不染,下午在台北大學法商學院教3 個小時,晚上看 HBO Saturday night movie 或是去看電影、觀賞藝文表演。又是充實的一天。
有些朋友問我,在外商公司上班,工作忙碌,怎麼還會有時間在大學教書? 怎麼能夠經常出國旅遊? 怎麼還有時間演講、寫文章? ‥‥‥???
在外商公司,公私分明。我週一到週五 full-time 在工作上,週末週日則屬於我自己的時間。在台北大學只教三個學分,一個星期只教3 個小時,可以勝任愉快。我每年有二十多天年假,我會在寒暑假時安排 2 到 3 次出國旅遊。工作的時候,努力工作,休息的時候,充分休息。生活自然會比較充實,游刃有餘。

(二) 時間的計劃與管理
1. 首先檢視你每一天的生活作息,然後一個星期,一個月,一年,看看你是怎麼安排你的時間 (status review) 。
2. 然後決定你要怎麼計劃你未來的一個星期,一個月,一年,計劃未來 (plan for your future)。
•很多事情都需要事先計劃,像剛才提到我每年安排國外旅遊,年初春節假期,南半球是夏天,我就去南美洲、南非,六月中我打算去俄羅斯,然後下一次去北歐四國。
•去年我出了一本旅遊書「Travel 趴趴走,David 帶你環遊世界,行遍天下」。現在我打算從管理學的角度寫一本對大家都很實用,很有幫助的「個人管理」的書,我先後已經寫了 1. 個人生涯規劃,2. 個人健康管理,3. 個人投資理財,4. 個人有效的溝通管理,5. 改善個人人際關係等 5 篇文章。一篇文章約3,000 到 4,000 字,大概 20 到 30 篇,8 萬 到 10 萬字,可以編輯成書。我利用假日,在沒有催稿壓力下,兩個禮拜寫一篇,大概一年多時間可以完成。
•健康很重要,可是很多人會推說沒有時間運動。我同時擔任籃球社、桌球社社長,我固定每個星期五下班後,跟同事們、社友們以球會友,痛痛快快的打 2 個小時的籃球或桌球。我相信你也一定有時間運動,只是看你的決心,要不要做而已。
•前一陣子,看到很多同事去讀台大 EMBA,或公司附近的中央大學,中原大學,元智大學的 EMBA,讀 EMBA 很好的,但需要兩年時間在職進修。有些工作經驗後再讀 EMBA 可以把所學應用到工作上,有理論基礎,有實務經驗,相得益彰。Try to invest your time to enrich yourself 把時間花在學習上是最好的投資。學習也是要有計劃的,如果你想充實你自己的英文能力,花點時間去學好英文吧。

(三) 管理的概念 – 效率Efficiency vs. 效益Effectiveness
在有了計劃之後 (在什麼時候 when? 做什麼事情 what?) ,在執行階段之前 (如何做 how? 在什麼地方 where? 和什麼人 who?) ,我先跟大家談一談管理學上很重要的兩個概念,efficiency 和 effectiveness。
以前在工業管理,企業管理著重在效率 efficiency,講求效率,講求事半功倍,工作很有效率,像汽車大王亨利福特一世 Henry Ford 首創生產線大量生產mass production,就是很有效率的革命創新。現在除了講求效率 efficiency 之外,更要講求效益 effectiveness。
管理學大師彼得杜拉克 Peter Drucker 說「 Efficiency is do thing ”right” 」效率是很正確的做一件事情。至於是不是做”對”事情,則不得而知。像小偷也可以很有效率,一個有效率的偷車賊,10 秒鐘就可以打開車門,偷車成功。所以在企業管理上,除了要 efficiency 外,更要make sure 確認是在做” 對”的事情。「Effectiveness is do ”right” thing」 效益則是在做對的事情。其實高階主管最重要的事情,就是要 make sure company is doing the right thing and moving to the right direction。所以我們除了要有效率外更要有效益,both efficiently and effectively。
第一個do right thing 是做對的事情,第二個do thing right 是做有效率的事情,第三個 do right thing right 是有效率的做正確的事情。在企業管理上是這個樣子,在個人時間管理上也是如此。
•(四) 時間管理的基本原則
•1. Priority 輕重緩急
事有輕重緩急,我們可以把要處理的事情,根據他的重要性分成重要的 事情和較不重要的事情或次要的事情。根據他的急迫性分為緊急的事情和不緊急的事情。

時間管理的基本原則是 (1) 先輕重,(2) 後緩急。
先處理重要的事情,再處理次要的事情,
先處理緊急的事情,再處理不緊急的事情。
以輕重為横軸,緩急為縱軸,優先順序則為
(1)先處理重要的,緊急的事情,
(2)再處理重要的,不緊急的事情,
(3)再處理次要的,緊急的事情,
(4)最後處理既不重要,又不緊急的事情。
順序 1 & 4 是非常明確的,2 & 3順序比較有彈性,可視情況而定。
下一次你同時有很多事情,記得先輕重後緩急,先定出事情的優先順序 priority,再做處理。

2. 80/20 原理
另一個很重的原理則是社會學上的80/20 原理。80/20 原理廣泛的應用在企業管理上,也可以應用在時間管理上。
80/20 原理是在一群事物中屬於「重要的少數」只佔 20%,而屬於「瑣碎的多數」則佔 80%。倘若能掌握那些只佔 20% 重要的少數,就能獲得 80% 的成效。但若致力於佔 80% 的瑣碎的多數,則只能產生 20% 的效果。
所以我們要花時間在產生 80% 效果「重要的少數」,而不要浪費太多時間在只有 20% 效果的「瑣碎的多數」。

3. 例外管理
例外管理是指管理者應把注意力集中於「例外的」或「不尋常的」事項。而「例內的」或「期待中可以接受的」事項,則不需花太多的時間。

(五) 時間管理的方法與技巧
在介紹了 efficiency 和 effectiveness 的概念,時間管理的原理原則後,我列了 10 項時間管理的方法和技巧,供大家參考使用。

(1) 今日事今日畢
要養成「今日事,今日畢」處理事情的習慣,能夠在今天做完,就不要拖到明天。同時注意事情的到期日 due day,要在到期日前確實完成。
(2) 一石二鳥,節省時間
有些事情,你可以同時進行。像我在 housekeeping 的時候,會同時打開音響聽音樂。坐按摩椅時同時看電視,上下班開車時同時收聽中廣新聞網。
(3) 要有績效
我有時候看到那些工作時間很長卻績效不彰的人,覺得很替他們難過。一位「事倍功半」的人和一位「事半功倍」的人,他的工作績效整整差了四倍。同樣的道理, 如果你賺的錢是別人的 5 倍 10 倍 (錢滾錢),花的錢是別人的一半 (換季 on sale 打對折去買),那麼你累積的財富才會是別人的十倍百倍。
(4) 要有時間觀念,要守時
跟別人約好時間要守時,我很討厭不守時的人。通常我會在約好時間 10 分鐘前到達。主持會議要準時開始,準時結束。
(5) 要養成好的習慣,習慣成自然
每天早睡早起,三餐定時定量。養成好的運動習慣,習慣成自然,自然會有時間運動。
(6) 一次做一件事情
有些事情你要專心處理,一次只做一件事情,直到把事情做完。不要東摸摸,西摸摸,事情都只做一半,一事無成。
(7) 瑣碎的事情,儘量集中處理
像今天週日上午,我一大清早到基隆河河濱公園騎腳踏車運動,迎著晨曦,呼吸新鮮空氣,沿著基隆河單車專用道,來回 1 個小時 20 多公里,回來順路吃早餐,新東街傳統市場買水果,民生社區 Tesco 買鮮奶。回家後澆花,換鳥籠,拖地,洗澡。然後看報紙,同時聽輕音樂。燙衣服,記錄週五收盤股價,‥‥,一上午處理十幾項瑣碎的事情。下午專心寫篇文章, 同時放古典音樂,時間一點都沒有浪費。
(8) 記筆記,take note
有時候我們會忘記一些待辦事項,像我會隨身帶一張空白紙記起來。有些 ideas 想到時記來,適時再處理。要買的東西, shopping 時一次購足。
(9) 避免干擾,選擇性說”不”
我在專心處理一件事情,不希望別人打擾時,偶而我會把門關上。一些不相干的電話,我會告訴對方我在忙不方便。不速之客造訪時,長話短說,不要花太多時間。
(10)要量力而為,能勝任愉快
以前我在法商學院教兩門課,星期三晚上,星期六下午。星期三白天上班,晚上還要教課,實在太累了。現在只教星期六下午一門課 3 個學分,可以勝任愉快。以前我還在企管顧問公司兼些講座,現在都推掉了,有更多的時間可以做自己想做的事情。
最後希望這些個人的經驗、方法,也能夠對你的「時間管理」有些幫助。
Thank you.
David W. S. Liu May 21, 2006 in Taipei
(作者為中華民國十大傑出經理,國立台北大學法商學院兼任講師)

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